Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 10 octobre 2026
Entrée en vigueur : 10 octobre 2026

1. Qui sommes-nous?

La Clinique d’hygiène dentaire Gatineau (« la Clinique », « nous ») exploite le site https://cliniquehygienedentairegatineau.com/.

Adresse : 170, boulevard Maloney Est, Gatineau (Québec) J8P 1C1
Téléphone : 819-500-4810
Courriel général : info@chdgatineau.com

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels supervise l’application de la présente politique et traite les demandes d’accès, de rectification et les plaintes.

Nom : Isabelle Tremblay
Courriel : itremblay@chdgatineau.com
Adresse postale : 170, boulevard Maloney Est, Gatineau (Québec) J8P 1C1

Isabelle Tremblay est responsable des demandes d’accès et de rectification ainsi que des plaintes relatives à la confidentialité.

3. Portée de la politique

Cette politique décrit les renseignements personnels recueillis au moyen du site, les raisons de leur collecte, leur utilisation, les personnes ou fournisseurs auxquels ils peuvent être communiqués, leur conservation et les droits des personnes concernées.

Elle vise notamment le formulaire « Écrivez-nous », les liens de prise de rendez-vous et les contenus externes intégrés au site. Elle ne remplace pas les avis particuliers qui peuvent être remis dans le cadre de soins ou de la constitution d’un dossier clinique.

4. Renseignements que nous recueillons

4.1 Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire « Écrivez-nous », nous recueillons les renseignements que vous fournissez :

• prénom et nom;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone;
• message et tout renseignement que vous choisissez d’y inclure.

Le message peut contenir des renseignements sensibles, notamment des renseignements relatifs à la santé. Nous vous recommandons de ne transmettre par le formulaire que les renseignements nécessaires à votre demande.

Nous utilisons ces renseignements pour recevoir votre demande, vous répondre, assurer le suivi approprié et, lorsque nécessaire, vous orienter vers le service ou le professionnel pertinent.

Le formulaire « Nous joindre » transmet une notification à info@chdgatineau.com. Une copie de la soumission est également enregistrée dans la base de données WordPress. L’accès aux entrées enregistrées est limité aux personnes autorisées disposant des droits administratifs nécessaires. Aucune suppression automatique n’est actuellement configurée pour ces entrées.

4.2 Prise de rendez-vous avec Square

Les boutons de prise de rendez-vous dirigent vers le site externe de Square. Le site de la Clinique ne recueille pas directement les renseignements saisis dans l’interface de Square. Lorsque vous suivez ce lien, Square peut recueillir des renseignements conformément à ses propres avis et politiques.

La Clinique peut recevoir de Square les renseignements de réservation nécessaires à la gestion du rendez-vous. Les renseignements saisis sur la plateforme Square, leur traitement, leurs lieux de conservation et les délais applicables sont régis par les avis et politiques de Square ainsi que par les paramètres du compte de la Clinique. Les renseignements qui doivent faire partie d’un dossier clinique sont ensuite gérés selon les obligations professionnelles applicables.

4.3 Vidéo YouTube

Une vidéo YouTube est intégrée à la page « La clinique ». Avant votre consentement à la catégorie « Marketing », la connexion à YouTube est bloquée et un encadré de remplacement est affiché. Si vous activez cette catégorie ou la vidéo, Google/YouTube peut recevoir des renseignements techniques et d’utilisation conformément à ses propres politiques.

4.4 Témoins et préférences de consentement

Complianz utilise des témoins essentiels pour mémoriser votre choix de consentement et la version de la politique applicable. Les témoins marketing sont désactivés par défaut. Pour obtenir la liste détaillée des témoins et modifier votre choix, consultez la Politique relative aux témoins ou utilisez le lien « Préférences de confidentialité » dans le pied de page.

4.5 Navigation bilingue

Le site offre des pages distinctes en français et en anglais. Le passage d’une langue à l’autre se fait au moyen de liens directs. Aucun service de traduction automatique n’est actuellement actif sur le site.

4.6 Journaux techniques et sécurité

Le gestionnaire Web Tactik et l’infrastructure d’hébergement déclarée de Hosting.com (anciennement A2 Hosting) peuvent traiter des renseignements techniques nécessaires à la livraison, à l’administration et à la sécurité du site, comme l’adresse IP, la date et l’heure d’une requête, la page demandée et des renseignements sur le navigateur. Les journaux, sauvegardes et autres données techniques sont conservés selon les services d’hébergement utilisés, les exigences de sécurité et les ententes applicables. Pour obtenir des précisions sur un traitement particulier, vous pouvez communiquer avec la responsable indiquée à la section 2.

5. Pourquoi utilisons-nous les renseignements?

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées et légitimes, notamment :

• répondre aux questions et demandes transmises à la Clinique;
• faciliter la prise de rendez-vous demandée par la personne;
• assurer la sécurité, la disponibilité et le bon fonctionnement du site;
• afficher la vidéo YouTube, lorsque le consentement marketing a été donné;
• respecter nos obligations légales et professionnelles applicables.

Nous ne déclarons pas utiliser les renseignements recueillis sur le site pour créer des comptes visiteurs, traiter directement des paiements ou diffuser de la publicité personnalisée. Toute nouvelle fin importante fera l’objet d’une information appropriée et, lorsque requis, d’un nouveau consentement.

6. Fournisseurs et communications

Selon les fonctions utilisées, des renseignements peuvent être traités par :

• Web Tactik : gestion technique du site et de l’hébergement;
• Hosting.com (anciennement A2 Hosting) : infrastructure d’hébergement déclarée utilisée pour les services techniques du site;
• fournisseur de messagerie de la Clinique : réception et conservation des courriels adressés à la Clinique, selon les services et paramètres du compte utilisé;
• Everest Forms / WordPress : fonctionnement du formulaire; notification à info@chdgatineau.com et conservation d’une copie dans WordPress;
• Square : prise de rendez-vous sur une plateforme externe;
• YouTube / Google : lecture de la vidéo, uniquement après consentement marketing;
• Complianz : enregistrement local des préférences de consentement.

La Clinique peut également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou l’autorise. Elle ne vend ni ne loue les renseignements personnels recueillis par le site.

7. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs technologiques, notamment Square et Google, peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Les lieux peuvent varier selon le service utilisé et les infrastructures du fournisseur. La Clinique doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et encadrer le traitement par une entente écrite lorsque la loi l’exige. Vous pouvez demander à la responsable de la protection des renseignements personnels des précisions disponibles sur un traitement particulier.

Avant de confier à un fournisseur situé à l’extérieur du Québec la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements personnels pour le compte de la Clinique, la Clinique doit effectuer l’évaluation requise et encadrer la communication par une entente écrite lorsque la loi l’exige.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux fins décrites, sous réserve des délais imposés par les lois et obligations professionnelles applicables. Par la suite, ils sont détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

Le calendrier administratif adopté prévoit de conserver les demandes de contact purement administratives pendant 12 mois suivant la fermeture de la demande, et les courriels administratifs pendant 24 mois suivant la fermeture du dossier ou le dernier échange utile. Ces délais peuvent être prolongés lorsqu’une obligation légale, contractuelle, fiscale, professionnelle ou liée à un litige l’exige.

Ces durées ne signifient pas qu’une suppression automatique est déjà configurée. Aucune suppression automatique n’est actuellement configurée dans Everest Forms; la procédure d’application du calendrier et de destruction sécuritaire doit être documentée. Les durées applicables aux rendez-vous Square, aux journaux d’hébergement et aux sauvegardes restent à confirmer auprès des fournisseurs concernés.

Les renseignements versés à un dossier clinique sont gérés séparément et peuvent être soumis à des obligations professionnelles particulières. Ils ne doivent pas être supprimés selon le calendrier applicable aux simples demandes administratives.

Les témoins de consentement Complianz sont actuellement configurés pour une durée de 365 jours. Les témoins et technologies utilisés sont décrits dans la Politique relative aux témoins.

9. Mesures de protection

La Clinique doit maintenir des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la nature des renseignements et aux risques associés. Pour les entrées du formulaire conservées dans WordPress, l’accès est limité aux personnes autorisées disposant des droits administratifs nécessaires. Les mesures doivent être révisées selon l’évolution des pratiques, des risques et des obligations applicables.

Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est totalement exempte de risques. L’accès aux renseignements doit être limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.

10. Vos droits et vos choix

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• demander si la Clinique détient des renseignements personnels vous concernant;
• demander l’accès à ces renseignements et en obtenir une copie;
• demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications, lorsque applicable;
• demander des renseignements sur la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation;
• formuler une plainte concernant la protection de vos renseignements.

Le retrait d’un consentement n’a pas d’effet rétroactif et peut limiter certaines fonctions facultatives. Vous pouvez modifier en tout temps votre consentement aux témoins à partir du lien « Préférences de confidentialité ».

Pour exercer un droit, communiquez avec le ou la responsable indiqué à la section 2. Une preuve d’identité raisonnable peut être demandée avant de communiquer des renseignements.

11. Plaintes

Toute question, demande ou plainte doit d’abord être adressée à Isabelle Tremblay, responsable de la protection des renseignements personnels, à itremblay@chdgatineau.com. La demande sera examinée et une réponse sera fournie conformément aux délais et aux obligations applicables.

Une personne peut également s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies.

12. Sites externes

Le site contient des liens vers des services externes, notamment Square. Les pratiques de ces services sont régies par leurs propres politiques. Nous vous invitons à les consulter avant de leur transmettre des renseignements.

13. Modifications

La Clinique peut modifier cette politique pour refléter ses pratiques, ses fournisseurs ou les exigences applicables. La date de mise à jour sera indiquée en tête de page. Lorsqu’une modification l’exige, un avis approprié sera diffusé et un nouveau consentement sera demandé.